Аренда сейфовых ячеек

Информационная система для ведения договоров аренды индивидуальных сейфов

Система «BPE: АРЕНДА СЕЙФОВЫХ ЯЧЕЕК» является составной частью семейства продуктов, построенных на платформе BPE – Banks Products Engine, реализующей объектную модель описания и работы с базовыми сущностями и предоставляющей средства построения различных протоколов обмена Системы с внешней информационной средой.

Благодаря возможностям платформы BPE Система легко интегрируется в контур документооборота различных ИБС посредством открытой подсистемы импорта-экспорта. Подсистема импорта-экспорта обеспечивает передачу операций в учетное ядро любой ИБС как режиме on-line, так и в пакетном режиме. При этом могут использоваться различные схемы сворачивания аналитических счетов, что особенно актуально для банков, активно занимающихся розничным бизнесом.

Используя встроенный в BPE режим настройки дерева объектов, администратор получает возможность расширять схему Базы Данных (БД), вводя новые справочники, классификаторы, дополнительные параметры существующих объектов (договоров, счетов, клиентов).

Механизмы администрирования и защиты от несанкционированного доступа реализованы в соответствии с требованиями Сбербанка России и представляет собой высоконадежную двухуровневую структуру.

В рамках системы «BPE: АРЕНДА СЕЙФОВЫХ ЯЧЕЕК» осуществляется:

• Регистрация клиентов физических и юридических лиц в единой клиентской базе.
• Настройка типовых схем обслуживания договоров аренды.
• Заполнение пакета документов на аренду ячеек.
• Учет договоров и дополнительных соглашений (о продлении срока аренды).
• Контроль состояния (заполняемости) депозитария.
• Формирование документов и набора отчетных форм.

Система предоставляет возможности гибкой настройки типовых схем ведения договоров аренды, разработанных Банком.

В рамках типовой схемы определяются стандартные параметры договора аренды, перечень реквизитов договора, алгоритмы расчета арендной платы, штрафных санкций, шаблон текста договора для печати.

Типовой состав параметров договора аренды сейфовой ячейки

• Номер договора: уникальность номеров поддерживается среди договоров всех типов, имеется внутренний и внешний номер договора.
• Номер сейфовой ячейки с указанием типа ячейки: поддерживаются различные схемы нумерации ячеек хранилища.
• Сроки аренды.
• Порядок оплаты (валюта, курсы пересчета и т.д.).
• Информация о произведенных оплатах по договору:

• сумма арендной платы, рассчитанная по тарифу в указанной валюте;
• сумма арендной платы, рассчитанная по тарифу в рублевом эквиваленте по текущему курсу заданного типа;
• сумма залога за ключ;
• информация о платежных документах на оплату (номера квитанций, платежных поручений).

Суммы платежей автоматически рассчитываются с разбивкой на чистый доход и НДС, также рассчитываются рублевые эквиваленты всех сумм по текущему курсу заданного типа.

• Информация о дополнительных соглашениях.

Список дополнительных соглашений формируется в виде журнала соглашений, из которого производится просмотр текстов соглашений и их печать.

• Статус договора аренды:

• Действующий: статус поддерживается с учетом дополнительных соглашений.
• Просроченный: статус поддерживается с учетом дополнительных соглашений. Просроченными считаются договоры, дата окончания срока аренды которых по основному договору или, в случае наличия, по дополнительному соглашению меньше текущей.
• Пролонгированный неоплаченный .
• Пролонгированный оплаченный .
• Закрытый: при закрытии указывается причина из справочника.

• Информация об арендаторе для договоров типа «На одно физическое лицо».
• Информация об арендаторе для договоров типа «На двух и более физических лиц одновременно»: предусмотрено требуемое количество блоков реквизитов «информация об арендаторе-физическом лице».
• Информация об арендаторе для договоров типа «Купля-продажа»: предусмотрено требуемое количество блоков реквизитов «информация об арендаторе-физическом лице» и «информация об арендаторе-юридическом лице».
• Информация об арендаторе для договоров типа «На одно юридическое лицо».
• Информация о залоге.

Операции по договорам аренды

В «BPE: АРЕНДА СЕЙФОВЫХ ЯЧЕЕК» реализован полный спектр бизнес-операций по договорам аренды:

• заключение предварительного договора (заказ ячейки);
• открытие договора;
• внесение суммы на гарантийный депозит;
• печать пакета документов при открытии договора;
• расчет и оплата аренды;
• начисление штрафных санкций;
• плата за использование ячейки сверх оговоренного срока;
• пролонгация договора;
• досрочное расторжение;
• зачисление части/всей залоговой суммы в доходы банка при утрате ключа, нанесении ущерба имуществу или наступлении других условий, предусмотренных договором;
• взимание комиссий за дополнительные услуги;
• возврат залоговой стоимости клиенту на указанный им счет;
• закрытие договора аренды.

Каждая операция сопровождается автоматическим формированием бухгалтерских проводок и печатью соответствующего операции набора документов.

Проведенные операции отражаются на аналитических счетах, проводки передаются в подсистему экспорта для передачи в Операционный День Банка.

В процессе обслуживания договора аренды сейфа Банк может предоставлять своим клиентам дополнительные услуги, такие как:

• Консультации работников банка;
• Предоставление банковской техники (счетчиков банкнот, детекторов и т.п.);
• Проверка подлинности и пересчет купюр;
• Оформление доверенности.

В системе ведется перечень услуг такого рода, который Банк может расширять по мере наращивания перечня услуг, рассчитывается и взимается комиссия за услуги в соответствии с настроенными тарифами.

Специальные схемы обслуживания и предложения для VIP-клиентов

В параметрах любого заключенного договора можно указать индивидуальные для данного клиента параметры и условия, для VIP клиентов возможно заключение договора с эксклюзивными условиями или дополнительными операциями по договору.

Для каждого договора может быть определено произвольное число лиц, имеющих доступ к ячейке в соответствии с условиями договора аренды. Ячейки хранилища могут использоваться как индивидуальные ячейки, а также как база для расчетов по сделкам с недвижимостью и при других сделках. В качестве клиентов по договору аренды могут одновременно выступать как физические, так и юридические лица, что позволяет вести учет сделок с участием физических лиц и риэлтерских компаний. Состав участников договора аренды может меняться в течение срока действия договора аренды.

Отдельно определяются лица, имеющие доступ к ячейке на основании доверенности.

Отражение в бухгалтерском учете операций с сейфовыми ячейками

Для каждой технологической операции, которая влечет за собой изменения в бухгалтерском учете, настраиваются параметры документа, схема проводок и алгоритмы расчета сумм, в том числе расчет чистого дохода и суммы НДС.

По каждому договору ведется журнал выполненных операций, на основании которого происходит формирование документов в системе бухгалтерского учета.

В журнале операций по договору предоставляются возможности просмотра сформированных бухгалтерских проводок, модификации и отката проведенных операций.

Отчетность и статистика

По результатам анализа базы договоров аренды и состояния сейфового хранилища формируется набор статистических сводок и отчетов о текущем состоянии договоров, ячеек, ключей и хранилища в целом. В «BPE: Аренда индивидуальных сейфов» предусмотрена печать следующего пакета отчетности:

• История заполнения ячейки: обзор договоров и доп.соглашений, в которых была задействована данная ячейка, история смены статусов ячейки, отметки о поломках, ремонтах, утере ключей.
• Текущее состояние сейфового хранилища: список ячеек с указанием состояния и других характеристик, статистика заполненности.
• Описи ключей: все банковские ключи, свободные клиентские ключи, дубликаты банковских и клиентских ключей.
• Прогнозные отчеты: потенциально просроченные договоры.
• Статистика по договорам аренды: в разрезе действующих, пролонгированных (оплаченных/неоплаченных), просроченных, закрытых.
• Статистика по клиентам: использованные ячейки в разрезе архивных и действующих договоров.

Статистическая сводка о хранилище: информация о количестве и состоянии ячеек в разрезе типов; информация о заключенных за период договорах в разрезе неоплаченных/действующих/закрытых, по срокам аренды; расчет доходности.

Преимущества внедрения «BPE: Аренда индивидуальных сейфов»

При минимальных сроках и трудоемкости внедрения система «BPE: Аренда индивидуальных сейфов» является полным функционально законченным решением для предоставления услуг аренды сейфовых ячеек. Внедрение системы позволит Банку:

• Улучшить качество обслуживания клиентов.
• Ускорить процесс подготовки документов при заключении договора аренды.
• Ускорить получение управленческой информации о состоянии депозитария.
• Увеличить число услуг, которые предлагаются в одном пакете с договором аренды сейфа.
• Сократить расходы на деятельность, связанную с обслуживанием договоров.
• Обеспечить безопасность и сохранность информации по договорам аренды сейфовых ячеек.

Программный комплекс (ПК) «BPE: Аренда индивидуальных сейфов» полностью удовлетворяет требованиям к коробочным решениям. Более 50 внедрений системы, большая часть из которых осуществлены без участия разработчика, лучшее тому подтверждение.

Дополнительно к поставке коробочного решения обеспечивается бесплатная горячая линия + Off-line консультации в процессе внедрения и эксплуатации ПК «BPE: Аренда сейфовых ячеек».